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GoogleAppsScriptでスプレッドシートをGoogleカレンダーに共有する

2022/08/26 | google

ITサポート・ホームページ制作はお任せください

  • パソコンの動作が遅い・重いと感じる
  • パソコンやスマートフォン、複合機などIT機器を新しく入れ替えたい
  • システム化・クラウド化など業務のIT化・DX化を考えている
  • ホームページを新しく作りたい
  • 古くなったホームページを修正をしてほしい

上記の様なお悩みがありましたらぜひ弊社までお気軽にお問い合わせください!

こんにちは。

弊社では予実管理の1つにGoogleカレンダーを使用しています。

朝出勤したらその日の予定をGoogleカレンダーに登録し、帰る際にそれを実績で更新します。

また、それぞれ出退勤のタイミングでチャットに予実を流しています。

1日にこなす作業が複数あると、Googleカレンダーに予実を登録するだけでそれなりに時間を取ってしまいます。

そこで、これらの作業を簡略化するためのスクリプトをGoogle Apps Scriptでつくりました。

Google Apps Scriptとは

「ブラウザでJava scriptをコーディングできる開発プラットフォーム」です。

今回はじめて使ってみましたが、スプレッドシートをGoogleカレンダーに共有する以外にもいろいろとできそうで、うまく使えればとても便利なものになりそうと感じました。

参考:Google Apps Scriptの概要

要件

大まかに次の通りです。

  • 予実はスプレッドシートで管理する
  • 予実は同じ一覧で管理する
  • スプレッドシートに入力した予実をGooleカレンダーに共有する
  • Googleカレンダーに実績を共有するときは、その日のスプレッドシートから共有されている予定は削除する
  • Googleカレンダーに個別で設定している予定には影響がないように
  • スプレッドシートに入力した予実からチャットに流す用のメッセージをつくる
  • つくれるチャットに流す用のメッセージはその日分のみ

スプレッドシートの内容

項目は9つで作業時間列には数式を入れています。

他の項目の入力は次の通りです。

項目入力内容
大区分テキストで作業の概要を入力する
小区分テキストで作業の詳細を入力する
日付作業日をyyyy/mm/dd形式で入力する
開始時間作業開始時間をhh:mm形式で入力する
24時間表記
終了時間同上
休憩時間休憩時間をhh:mm形式で入力する
24時間表記
作業時間数式で自動算出
予実予定/実績をを入力する
カレンダー共有共有済なら「済」、未共有なら「未」を入力する
カレンダーに共有した項目は自動で「済」表記に変わる

B1セルにGoogleカレンダーのアカウントを入力して、Google Apps Scriptでカレンダーを見るときにそれを参照します。

チャットに流すメッセージはM1セルに出力します。

カレンダー共有機能

Google Apps Scriptでカレンダー共有用の「カレンダー共有」タブを追加します。

一覧に入力されている項目が上記のような場合、Googleカレンダーへは次のように共有されます。

実績を共有するときは、スプレッドシートから共有されている予定をすべて削除します。

カレンダー共有後はカレンダー共有列が「済」に変わり、以後共有対象からは外れます。

メッセージ作成機能

Google Apps Scriptでチャットに流す用のメッセージをつくるタブを追加します。

対象となる項目は基本的に日付列の入力がその日の予定、もしくは実績のみです。

メッセージは大区分列、小区分列、作業時間列の内容からつくります。

コードの全体像

const scheduleTypeSchedule = "予定";
const scheduleTypeResult = "実績";
const shareStatusFinish = "済";
const shareStatusUnfinish = "未";

function onOpen() {
  var ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  var menuEntries = [];
  menuEntries.push({name: "共有する", functionName: "shareCalendar"});
  ss.addMenu("カレンダー共有", menuEntries);

  menuEntries = [];
  menuEntries.push({name: scheduleTypeSchedule, functionName: "genMsgSchedule"});
  menuEntries.push(null);
  menuEntries.push({name: scheduleTypeResult, functionName: "genMsgResult"});
  ss.addMenu("メッセージ作成", menuEntries);
}

function getSSPosition( arg ) {
  var row = 4;
  var column = 9;
  var cellItem = 0;
  var cellSubItem = 1;
  var cellDate = 2;
  var cellScheduleType = 7;

  if (arg == "message") {
    var cellTotalTime = 6;
    var cellOutputMsg = "M1";
    return {row, column, cellDate, cellItem, cellSubItem, cellScheduleType, cellTotalTime, cellOutputMsg};
  } else {
    var cellStartTime = 3;
    var cellEndTime = 4;
    var cellShareStatus = 8;
    var cellGmailAddr = "B1";
    return {row, column, cellDate, cellItem, cellSubItem, cellScheduleType, cellShareStatus, cellStartTime, cellEndTime, cellGmailAddr};
  }
}

function getSSData( row, column ) {
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
  var lastRow = sheet.getLastRow();
  var values = sheet.getRange(row, 2, lastRow, column).getValues();
  return {sheet, lastRow, values};
}

function genMsg( arg, values, lastRow, row, cellScheduleType, cellDate, cellItem, cellSubItem, cellTotalTime ) {
  var msg = "";

  for (i = 0; i <= lastRow - row; i++) {
    var scheduleType = values[i][cellScheduleType];
    var date = genDateObj(values[i][cellDate]);
    var now = genDateObj();
    var workContent = values[i][cellItem] + " " + values[i][cellSubItem];
    var workTime = values[i][cellTotalTime];
    if (date.toDateString() == now.toDateString() && scheduleType == arg) {
      if (msg == "") {
        if (arg == scheduleTypeResult) {
          msg = "お疲れさまです。本日の業務です。n";
        } else {
          msg = "おはようございます。本日の予定です。n";
        }
      }
      msg = msg + "・" + workContent + "(" + workTime + ")n";
    }
  }

  return msg;
}

function genDateObj( date = "" ) {
  if (date == "") {
    ret = new Date();
  } else {
    ret = new Date(date);
  }
  return ret;
}

function sendMsg( arg ) {
  var {row, column, cellDate, cellItem, cellSubItem, cellScheduleType, cellTotalTime, cellOutputMsg} = getSSPosition("message");
  var {sheet, lastRow, values} = getSSData(row, column);
  var msg = genMsg(arg, values, lastRow, row, cellScheduleType, cellDate, cellItem, cellSubItem, cellTotalTime);
  sheet.getRange(cellOutputMsg).setValue(msg);
}

function genMsgResult() {
  sendMsg(scheduleTypeResult);
}

function genMsgSchedule() {
  sendMsg(scheduleTypeSchedule);
}

function shareCalendar() {
  var {row, column, cellDate, cellItem, cellSubItem, cellScheduleType, cellShareStatus, cellStartTime, cellEndTime, cellGmailAddr} = getSSPosition("calendar");
  var {sheet, lastRow, values} = getSSData(row, column);
  var gmailAddr = sheet.getRange(cellGmailAddr).getValue();
  var calender = CalendarApp.getCalendarById(gmailAddr);

  for (i = 0; i <= lastRow - row; i++) {
    var shareStatus = values[i][cellShareStatus];
    if (shareStatus == shareStatusFinish) {
      continue;
    }

    var date = genDateObj(values[i][cellDate]);
    var startTime = values[i][cellStartTime];
    var endTime = values[i][cellEndTime];
    var workContent = values[i][cellItem] + " " + values[i][cellSubItem];
    var scheduleType = values[i][cellScheduleType];
    var options = {description: scheduleType};

    if (shareStatus == shareStatusUnfinish && scheduleType == scheduleTypeResult) {
      var events = calender.getEventsForDay(date)
      for(let i = 0 ; i < events.length ; i++ ){
        if (events[i].getDescription() == scheduleTypeSchedule) {
          events[i].deleteEvent();
        }
      }
    }

    var startWorkTime = genDateObj(date);
    var endWorkTime = genDateObj(date);
    startWorkTime.setHours(startTime.getHours());
    startWorkTime.setMinutes(startTime.getMinutes());
    endWorkTime.setHours(endTime.getHours());
    endWorkTime.setMinutes(endTime.getMinutes());
    calender.createEvent(workContent, startWorkTime, endWorkTime, options);

    sheet.getRange(row + i, column + 1).setValue(shareStatusFinish);
  }
}

Google Apps Scriptのコードはスプレッドシートの拡張機能から追加できます。

Google Apps Scriptを使うとGoogleのサービスをもっと便利に使えそうですね。

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